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READSOFT

Una completa plataforma de software para la Automatización de Documentos gestionando de forma automática todo el proceso de sus documentos, de inicio a fin.

• Captura información de cualquier tipo de documentos
• Entiende, extrae, clasifica e interpreta
• Gestiona y realiza el seguimiento de los documentos
• Integra con su sistema de negocio/ERP
• Intercambia documentos electrónicamente

Invoices

Las facturas de proveedores siempre han sido consideradas muy difíciles de capturar automáticamente por la diversidad de formatos, diferente ubicación de los datos, número variable de líneas de conceptos que presentan, etc. En 1995, ReadSoft comenzó el desarrollo de “Eyes & Hands INVOICES”, un software dirigido específicamente a la captura automática de datos de facturas de proveedores para su posterior introducción en el sistema financiero de la empresa.

INVOICES es, por tanto, una aplicación software que escanea e interpreta de forma automática los datos de las facturas de proveedores. Actualmente es la más avanzada del mercado, basada en nuevas tecnologías dentro de las áreas de la interpretación OCR y del procesamiento de imágenes. Se caracteriza por su eficacia, flexibilidad y estructura abierta para ser integrada con otras aplicaciones, adaptándose a todos los estándares de la industria.

Utilizando técnicas de captura automática de datos, la tarea de introducir datos manualmente se reduce al mínimo. Este primer paso en el proceso de gestión de una factura es importante, porque combina el escaneo, la identificación del proveedor, la interpretación de los datos y su verificación. En el mismo proceso, las facturas pueden ser registradas en cuentas a pagar. La factura también tendrá asignado un número secuencial que conservará durante todo el proceso. La información de las facturas puede ser validada y contrastada a través de aplicaciones externas (Sistema ERP, Workflow, Bases de Datos, Archivo Documental, etc.)


Los seis módulos pueden trabajar en un solo PC o en diferentes estaciones de trabajo, según la configuración más adecuada a las necesidades de proceso a realizar. INVOICES ha de contemplarse como una solución al tratamiento de facturas de proveedores, integrándose en el sistema financiero de la empresa. Puede tratar facturas de cualquier formato (multi-página, con anexos, en color, etc.).

Forms

En este apartado se especifican las características del sistema, sus componentes y sus aplicaciones.

Solución para todas sus necesidades de entrada de datos

FORMS es una solución completa para la captura automática de datos procedentes de todo tipo de documentos, independientemente del formato en que se reciban (papel, fax, web, e-mail,...).

Su facilidad de uso, exactitud, versatilidad y rapidez son el resultado del mayor y más innovador departamento de desarrollo en la industria de Automatización de Documentos.

FORMS reconoce e interpreta todo tipo de datos: escritos a mano, impresos, códigos de barra, marcas, etc. También ofrece la posibilidad de procesamiento en color, lo que incrementa la eficiencia de la interpretación y la producción.

Flujo de trabajo con FORMS

Manager: En este módulo se realiza la definición de los diferentes formularios, el formato de los ficheros de salida de datos y la implementación de todas las acciones externas que requiera el sistema.



Una definición de documento es una imagen escaneada de un documento en blanco, más una plantilla digital de los campos que luego contendrán la información que debe interpretarse y procesarse. Cada definición de documento tiene un nombre distinto y se guarda en una base de datos de definiciones de documento.

Scan: Este módulo controla todo el proceso de escaneo e identificación de los documentos. El trabajo que se requiere del usuario en este módulo es, únicamente, el control y alimentación del escáner.

Interpret: Por medio del módulo Interpret se realiza la interpretación de todas las imágenes generadas anteriormente. El funcionamiento del módulo es completamente transparente al usuario. Todo el proceso de interpretación se puede realizar sin intervención alguna por parte de un operador, por lo que es posible utilizar este módulo en las horas en las que no hay actividad (horas de comida, por la noche, etc). Los resultados de la interpretación se guardan en la base de datos de FORMS.

Verify: Es el módulo utilizado para realizar la verificación. El usuario introduce manualmente los datos de los impresos que contienen caracteres no interpretables, datos que faltan o errores detectados por las rutinas de validación.

Transfer: Finalmente, este módulo procesa los datos interpretados y crea los ficheros de datos provenientes de los formularios. El proceso de transferencia, igual que el de interpretación, se realiza sin intervención alguna del usuario. FORMS transfiere los datos escribiéndolos en un fichero de texto o llamando a una rutina externa que se comunique directamente con el sistema host.