Reducir costes, mejorar el servicio, preocuparse por el medioambiente
El papel sigue estando en el núcleo de muchos procesos empresariales: se envían documentos a clientes y proveedores mientras que se archivan originales y copias para su futura recuperación.
Zetadocs le ayuda a sustituir los procesos habituales que utilizan papel de forma intensiva, de modo que mejora la manera de funcionar de su empresa. Departamentos de finanzas, atención al cliente y todos los equipos operativos pueden trabajar con mayor eficacia en pantalla, lo que permite ahorrar tiempo y dinero, mientras se ofrecen mejores niveles de servicio a los clientes.
Ganancias de eficacia
Trabaje de forma más inteligente. Al producir, enviar, archivar y recuperar documentos de forma tanto automática como electrónica, Zetadocs permite a los departamentos financiero y operativo gastar más tiempo en tareas productivas de valor añadido.
- Escanee y procese facturas de proveedor en pantalla
- Envíe facturas y declaraciones por fax y correo electrónico de forma instantánea
- Resuelva consultas de ventas y envíos de forma rápida mediante el acceso instantáneo en pantalla a los documentos
- Elimine la impresión, gestión y envío por correo de documentos como facturas de ventas
- Elimine los costes de almacenamiento derivados de mantener documentos en papel
Mejor atención al cliente
Responda más rápido a sus clientes. Zetadocs le ayuda a ofrecer mejores niveles de servicio que los que son posibles cuando el personal tiene que buscar entre archivos físicos. El resultado es una experiencia más agradable y satisfactoria para el cliente. Ver el vídeo.
- Atienda consultas urgentes en tiempo real, lo que propicia relaciones más firmes tanto con clientes como con proveedores
- Archive pedidos de ventas, confirmaciones de pruebas de envío y facturas de ventas automáticamente para ayudar a la plantilla a gestionar las consultas de los clientes de forma rápida y eficaz
- Permita a los clientes servirse a ellos mismos. Proporcione acceso a copias de documentos de ventas y adquisiciones a través de un portal, definido en el contexto de su historial de negocio
Huella de carbono reducida
Piense en la ecología. Reduzca la huella de carbono general de su empresa minimizando el uso de papel en cartas, facturas, declaraciones y sobres, así como al reducir el tiempo de tránsito.
- Limite el uso de papel mediante el seguimiento electrónico de pruebas de envío, publicando los documentos de papel necesarios para reciclaje en lugar de archivarlos
- Sustituya las facturas, declaraciones y notas de notificación de remesa de papel por sus equivalentes electrónicos
- Envíe documentos empresariales por fax o correo electrónico en lugar de correo físico
- Reduzca el uso de cartuchos de impresión, tóner y energía en procesos de ventas y envíos
Otras ventajas
Zetadocs se puede personalizar para admitir más procesos empresariales basados en documentos, lo que se traduce en mejoras de eficiencia mediante la automatización y mejoras de nivel de servicio al colaborar en la excelencia de su personal. A continuación encontrará algunas ventajas más de Zetadocs detectadas por nuestros clientes.
Seguridad mejorada
A través de unos archivos centrales que solo son accesibles para personal autorizado, Zetadocs ayuda a mejorar la seguridad de sus registros e informes de documentos financieros.
Auditoría más rápida
Zetadocs agiliza y simplifica la búsqueda no solo de un documento como una factura, sino de todos los presupuestos, pedidos de compra, documentación de envío y, también, la correspondencia relativa a la factura. Esto acelera la búsqueda y la inspección de cualquier transacción de compra o venta por parte de los auditores, lo que permite que las auditorias legales se realicen a mayor velocidad y sin problemas.
Recuperación después de un desastre
Zetadocs indiza y archiva automáticamente copias de todos los documentos. El propio archivo puede estar en una ubicación remota y se puede hacer una copia de seguridad con facilidad en un sistema secundario, lo que proporciona protección contra incendios e inundaciones.
