Centralita y soporte: 902 509 222 | Atención comercial: 647 895 564 mkt@aitana.es
Seleccionar página

Migración de gestión documental a Microsoft 365

Impulsa el trabajo en equipo y colabora con los miembros de tu empresa

gestion-documental

Comparte y administra contenido, conocimientos y aplicaciones

La migración de sistemas de gestión documental no es algo que suela ocurrir a menudo. Por ello, cuando llevamos a cabo este proceso debemos asegurarnos de que se realiza de la forma correcta y que evitamos todos los errores posibles.

Dependiendo de la configuración existente y el sistema al que se vaya a migrar, deberemos asegurarnos de que hay compatibilidad y estabilidad al pasar de un sistema al otro. Además, habrá que tener en cuenta ciertos factores para evitar que se genere ningún tipo de error durante la migración.

Cómo evitar errores en la migración

Antes de emprender el proceso de migración de nuestro gestor documental, debemos tener en cuenta ciertos aspectos para evitar cualquier tipo de error:

1.

Identificación de perfiles de usuario (quién lo crea, escribe y supervisa).

2.

Las necesidades colaborativas existentes para crear el contenido.

3.

Los procesos de documentación en el actual sistema.

4.

Planificación de la reutilización del contenido.

5.

La estructura y el almacenamiento de la información.

6.

Categorías del contenido existente.

7.

La actualización de dichas necesidades.

8.

Identificación de las fuentes de contenido actuales en la compañía.

Beneficios de migrar al gestor documental

El gestor documental que implantamos en Aitana está basado en el uso conjunto de SharePoint Online y OneDrive for Business, herramientas en la nube de Microsoft 365.

Con el gestor documental los empleados pueden acceder a la información de manera segura y personalizada, desde cualquier sitio y dispositivo. Pueden también compartir documentos con usuarios externos de manera controlada y segura.

Acceso y Permisos

Para garantizar el acceso controlado a la documentación, en cada sitio, biblioteca y carpeta del gestor documental se definen los grupos de usuarios que pueden leer y/o modificar los documentos. Así, es común que un usuario pueda modificar la documentación relativa a su departamento mientras sólo pueda consultar la información de otro departamento, sin tener acceso a los archivos confidenciales de la empresa.

Se pueden también compartir determinados documentos con usuarios externos a la empresa, mediante el envío de enlaces con duración limitada.

Sincronización

Con OneDrive, los usuarios pueden sincronizar bibliotecas del gestor documental con carpetas locales en sus ordenadores, permitiendo así el trabajo en modo desconectado (offline).

Es muy útil también para usuarios reacios a los cambios, que pueden seguir trabajando en sus ordenadores locales, sin acceder directamente al gestor documental con su interfaz propia.

Clasificación

El gestor documental se estructura en base a los requisitos de cada empresa. De manera general se suele organizar por sede y/o departamento, pero no se limita a estas configuraciones y se puede organizar de una manera que encaje específicamente con las necesidades de cada empresa.

El uso de metadatos personalizables permite una mejor organización de la documentación y facilita su búsqueda. Así, en el repositorio donde se guardan facturas se pueden añadir los campos: número, fecha, importe, cliente, para que la clasificación y la búsqueda de facturas sea mucho más ágil.

Edición compartida y bloqueo

El gestor documental permite la edición compartida de documentos Office (Word, Excel, PowerPoint y OneNote). Cuando un usuario modifica un documento, puede ver a los otros usuarios que también lo están editando, indicándole la parte del mismo que están modificando.

Si se quiere, es posible bloquear un documento impidiendo así que nadie lo modifique hasta que se desbloquee.

Versiones e histórico

El gestor documental lleva un motor de control de versiones que guarda todos los cambios realizados sobre los documentos. Los usuarios pueden ver quién ha modificado qué, y cuando.

Los usuarios avanzados pueden también recuperar versiones antiguas de los documentos.

s

Alertas y flujos de trabajo

Se pueden establecer alertas para que un usuario esté avisado en cuanto se modifique un documento.

Con los flujos de aprobación se puede alcanzar un nivel más elevado sobre el control de la documentación, permitiendo por ejemplo que un documento no esté visible para todos los usuarios hasta que lo haya aprobado un responsable.

Tareas a realizar para migrar el gestor documental

Z

Análisis de la situación de documentos

En este paso, comprobaremos qué metadatos tenemos, el volumen de la documentación, formato de los ficheros originales, etc.

Z

Análisis de la tipología documental

Es importante obtener información del volumen de documentos por autor, fechas, ubicación, etc. Cuantas más categorías, mejor para lograr un proceso de calidad más sencillo.  Además, es necesario contar con las “tablas maestras”, que se utilizan para nutrir de información los metadatos de los documentos.

Z

Diseño y desarrollo de los scripts de migración

Los scripts son los encargados de realizar operaciones tan importantes como la obtención de la información de la fuente original, su almacenaje en un punto intermedio, la transformación de los metadatos y la carga de los documentos.

Z

Scripts para medir la calidad de la migración

Z

Control de velocidad de migración, transformación de metadatos y procesos de calidad

Z

Pruebas de calidad en “UAT”

Z

Elección del tamaño de los paquetes de documentos

Dependerá del volumen total de documentos. Un buen tamaño, por ejemplo, puede ser 50.000 documentos por paquete.

Z

Elección de métodos de carga masiva de documentos y metadatos

Dos de los métodos que más se utilizan son el método de carga mediante CSV y el método de carga desatendida mediante CSV. Es importante que escojamos el que mejor se adapte a las necesidades de nuestra empresa.

Z

Planificación realista

Tras el análisis de datos debemos  barajar bien los riesgos y los desafíos que debe afrontar la migración una vez sepamos los volúmenes, ya que otros factores incidirán de manera decisiva como la velocidad de transferencia.

Z

Implantar las fases en la migración

Es esencial una buena planificación para que los sistemas de producción se pongan en marcha antes de finalizar la migración con un impacto mínimo en el trabajo de los usuarios.

Z

Conservación de la fuente de origen

Es recomendable mantenerla al menos durante un mes como medida de control para comprobar que los usuarios tienen todos los documentos en su poder.

Pasos para la migración de sistemas de gestión documental

proceso-migracion-gestor-documental
proceso-migracion-gestor-documental

Solicita información sin compromiso

flecha-formulario-contacto-aitana

Conforme al RGPD y la LOPDGDD, AITANA MANAGEMENT, S.L.U. tratará los datos facilitados, con la finalidad de contestar las dudas y/o quejas planteadas a través del presente formulario y facilitar la información solicitada. Siempre que nos lo autorice previamente, enviaremos información relacionada con los servicios ofrecidos por AITANA MANAGEMENT, S.L.U. y el resto del GRUPO AITANA. Podrá ejercer, si lo desea, los derechos de acceso, rectificación, supresión, y demás reconocidos en la normativa mencionada. Para obtener más información acerca de cómo estamos tratando sus datos, acceda a nuestra política de privacidad. (https://www.aitana.es/politica-de-privacidad/)