Todo lo que necesitas en la nube
La pandemia mundial de la COVID-19 ha marcado un antes y un después en la forma de trabajar de las empresas. Desde entonces, son muchas las organizaciones que han apostado por el teletrabajo. En este sentido, las aplicaciones en la nube se han convertido en la mejor opción para quienes buscan aumentar la productividad de su negocio.
La suite ofimática de Microsoft 365 incluye múltiples aplicaciones cloud cuyo objetivo es llevar a cabo el trabajo diario con la máxima eficiencia. Contar con una herramienta de correo electrónico potente, así como con un gestor documental que permita el acceso a documentos estés donde estés es la tendencia actual.
En Aitana somos Gold Partner de Microsoft. Contamos con un equipo de profesionales capacitados para asesorarte y encontrar la mejor herramienta para tu empresa. ¿A qué esperas? ¡Migra ya a Microsoft 365 y benefíciate de sus ventajas!
¿Por qué migrar a Microsoft 365?
Inteligencia Artificial
Todas las aplicaciones de Office 365 (ahora Microsoft 365) están dotadas de inteligencia artificial y aprendizaje automático. Esto permite la personalización de aplicaciones y la automatización de tareas.
Flexibilidad para trabajar
Gracias a su modalidad en la nube, migrando a Microsoft 365 tus empleados podrán trabajar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, lo que permitirá una mayor flexibilidad y una mayor productividad.
Mejora la comunicación
La suite ofimática de Office 365 cuenta con herramientas como Microsoft Teams que fomentan la colaboración y la comunicación empresarial. Chat en tiempo real, reuniones en vídeo, asignación de tareas, etc.
Mayor almacenamiento
El servicio en la nube que incorporan todas las herramientas de Microsoft 365 reduce los posibles problemas de almacenamiento de tu empresa, además de facilitar la tarea de compartir archivos con los compañeros.
Impulsa la productividad
Con las herramientas de mensajería y correo de Office 365 podrás establecer relaciones fuertes y duraderas con los clientes, ofreciéndoles una atención personalizada al mismo tiempo que cuentas con una estrategia empresarial.
Seguridad extra
La pérdida o el ataque a datos almacenados en el servidor de nuestro ordenador o en un disco duro es mucho más probable. La nube, sin embargo, proporciona una seguridad extra, gracias a las constantes actualizaciones.
Características generales de la migración
Aplicaciones Office
Disfruta de las aplicaciones Office completamente instaladas y siempre actualizadas de Outlook, Word, Excel, PowerPoint para Windows o Mac.
Almacenamiento en la nube
Edita y comparte documentos desde cualquier lugar y en todos tus dispositivos con 1 TB de almacenamiento en la nube de OneDrive por usuario y 1 TB SharePoint.
Correo electrónico y calendario
Obtén correo electrónico de clase empresarial con Outlook, que incluye un buzón de 50 GB por usuario, y envía adjuntos de hasta 150 MB.
Conexión y colaboración
Con Microsoft Teams, accede instantáneamente a todo lo que tus equipos puedan necesitar, comunícate mediante texto, voz o videollamadas con Microsoft Teams. Organiza reuniones en la web mediante el uso compartido de pantalla con un solo paso y video conferencias HD.
Beneficios de migrar a Microsoft 365
Planes adaptados a empresas de cualquier sector y tamaño
Suscripción de pago por uso y SaaS
Accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento
Asociación nativa con las soluciones de Office 365
Integración con software de terceros
Mejora constante de todas las herramientas colaborativas
Optimiza las comunicaciones entre trabajadores
Solución con más opciones de seguridad
Amplía la funcionalidad del ERP con Microsoft AppSource
Actualización automática de las novedades
Migración de correo y migración de gestión documental a M365
El proyecto de migración puede ser también una buena oportunidad para “limpiar” nuestro sistema antiguo. De esta forma, antes de comenzar la migración, analizamos los componentes obsoletos, como campos sin utilizar, que no se migrarán. También podemos revisar la ubicación de la información para detectar eventuales duplicaciones y se pueden establecer nuevas reglas de negocios que difieran de las actuales.
Por tanto, si así lo deseas, el resultado de la migración puede ser un nuevo sistema visualmente similar al antiguo y con las mismas funcionalidades, pero bien estructurado y optimizado.
Migración de correo electrónico con Outlook
La suite ofimática de Microsoft Office 365 se ha convertido en imprescindible para aumentar la productividad de todo tipo de empresas. Con la aparición de la versión en la nube, la migración del correo electrónico de Exchange a Outlook se ha disparado.
De esta manera, migrando a Microsoft 365, los trabajadores de tu empresa también podrán contar con Power BI, SharePoint, Yammer y mucho más.
Migración de gestión documental con SharePoint
En la nueva era de la nube tener los documentos de tu organización en esta plataforma se ha vuelto en una característica clave para optimizar los procesos empresariales. Por ello, cada vez más compañías están apostando por migrar su gestión documental a Office 365 con SharePoint.
De esta manera, cualquier empleado puede acceder a los documentos en la nube, trabajar sobre ellos y compartirlos con el resto de compañeros.
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Análisis preliminar
El objetivo de esta primera fase es determinar una serie de aspectos como el tipo de licencias que necesita tu empresa, la compatibilidad de las aplicaciones con tu sistema informático, la ubicación actual del correo electrónico y las cuentas genéricas de tu empresa.
Una vez se han determinado estos factores, se entrega la lista de usuarios a dar de alta y las licencias que se van a adquirir.
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Preparación del entorno
Una vez obtenidas las licencias, la siguiente fase es dar de alta una suscripción por cada usuario de la empresa. Los pasos son: primero, se configura su dominio del correo «@empresa»; a continuación, se crean las nuevas cuentas de usuarios y, por último, se asignan las licencias.
De manera voluntaria, se puede sincronizar el Acting Directory local con el Office 365 para tener los usuarios en ambas plataformas.
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Migración
Es hora de lanzar la migración para todos los buzones de correo electrónico con los que cuenta tu empresa. Durante este proceso, se va trasladando el correo histórico a Office 365. Una vez compartida toda la información se verifica que no haya habido ningún error.
Finalmente, se realiza una migración diferencial última para que no se pierda ningún correo que puede haber llegado durante el proceso.
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Tareas finales
Una vez finalizado todo el proceso, desde Aitana se entregan una serie de documentos a los usuarios sobre cómo acceder a los nuevos servicios, cómo instalar Microsoft 365 en el equipo local, cómo configurar la cuenta de Office 365 en Outlook, así como documentación para el administrador.
En Aitana, además, ofrecemos un plan de soporte para poder solucionar cualquier duda o problema que pudiese surgir, así como formaciones especializadas para empresas.
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Tareas a realizar para migrar el gestor documental
En Aitana somos conscientes que cada empresa tiene sus propias necesidades. Por ello cada proyecto de migración de gestión documental es único y cumple con unos pasos específicos para conseguir el mejor resultado. Sin embargo, existen una serie de tareas previas a la migración que es mejor tener en cuenta antes de iniciar el proceso.
Identificación de las fuentes de contenido presentes en la empresa
Estructuración del almacenamiento en los sistemas actuales
Identificación de perfiles de usuario para el sistema vigente
Categorización del contenido existente
Procesos de documentación del sistema actual
Planificación del reciclaje y reutilización del contenido existente
Necesidades colaborativas para la creación de contenido
Microsoft 365, líder en soluciones de productividad
Según el informe económico de Forrester The Total Economic Impact Of Microsoft 365 For Business, implantar la solución Microsoft 365 supone un beneficio de 3.000 dólares por usuario en un periodo de 3 años, mientras que los costes ascienden a poco más de 1.000 dólares. Esto significa que existe un retorno de la inversión (ROI) del 163%.
Las herramientas de Microsoft 365 permiten la automatización de procesos de negocio y de los flujos de trabajo individuales, así como facilita la labor de los responsables de IT. Además, las pymes reducen exponencialmente los gastos de desplazamiento y en licencias de software. Todo ello sitúa esta solución como una de las líderes del mercado. ¿Quieres más información? ¡Descarga ya el pdf de forma gratuita!
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