¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una completa solución diseñada por Microsoft que permite crear intranets donde compartir contenido, encontrar información y colaborar entre compañeros. Todo ello impulsa el trabajo en equipo y ayuda a las organizaciones a ser más eficientes.
Además, esta herramienta también posibilita la gestión de documentos empresariales: documentos de marketing, ofertas de venta, contratos, presentaciones, hojas de cálculo, archivos de texto y PDF, fotos, vídeos, facturas, currículums… Con esta solución, tu compañía no solo ahorrará tiempo y costes, sino que también aumentará exponencialmente su productividad.
Respecto a su implantación, SharePoint es un servicio basado en la nube que se puede obtener de forma independiente o con una suscripción de Microsoft 365. ¿A qué esperas? ¡Ha llegado el momento de administrar y archivar todo el contenido de tu empresa de forma rápida y sencilla!
¿Por qué usar un software de gestión documental?
En Aitana queremos llevar la gestión documental de tu empresa a otro nivel. Para ello, implantamos una solución basada en el uso conjunto de SharePoint Online y OneDrive for Business. Ambas herramientas se encuentran en la nube de Microsoft 365 (antes Office 365).
Con nuestro gestor documental los empleados pueden acceder a la información de manera segura y personalizada, desde cualquier sitio y dispositivo. Además, pueden compartir documentos con usuarios externos a la organización, facilitando el acceso a cualquier tipo de documento y garantizando la seguridad de los datos.
Acceso y permisos
SharePoint permite definir aquellos grupos de usuarios que pueden leer o modificar documentos. De esta forma, las organizaciones pueden controlar el acceso de los trabajadores a según qué información.
Sincronización
Gracias a la integración entre SharePoint y OneDrive, los usuarios pueden sincronizar las bibliotecas del gestor documental con las carpetas locales de sus ordenadores, permitiendo el trabajo en modo desconectado (offline).
Clasificación
SharePoint posibilita que el gestor documental se estructure de manera personalizada para que encaje con las necesidades de cada empresa. Así, en el repositorio de facturas se pueden añadir campos: número, fecha, importe, etc.
Edición compartida y bloqueo
Esta solución de gestión documental permite la edición compartida de documentos de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint y OneNote). Además, es posible bloquear un documento e impedir que nadie más lo edite.
Versiones e histórico
SharePoint lleva un motor de control de versiones que guarda todos los cambios realizados sobre los documentos. Los usuarios pueden ver quién ha modificado qué, y cuándo, así como recuperar versiones antiguas.
Alertas y flujos de trabajo
Esta solución permite establecer alertas para que un usuario esté avisado en cuanto se modifique un documento. Además, con los flujos de aprobación se puede alcanzar un nivel más elevado sobre el control de la documentación.
Beneficios de SharePoint como herramienta de gestión documental
Repositorio único para varios tipos de contenido
Crea tantas carpetas y subcarpetas como quieras
Edita fácilmente propiedades de documentos o metadatos
Controla el acceso a la información
Accede a través de una amplia variedad de dispositivos
Trabaja de forma colaborativa
Almacena y protege registros empresariales y archivos legales
Realiza búsquedas por palabras clave
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Descubre todos los beneficios de SharePoint de forma gratuita y sin ningún compromiso. Nuestro equipo de profesionales está siempre a disposición de los clientes para resolver todas sus preguntas y dudas. Ponte en contacto con nosotros y te explicaremos cómo esta aplicación puede impulsar la gestión documental de tu negocio.
Gestión documental con SharePoint y OneDrive
Actualmente, las organizaciones son auténticas máquinas de generar información. Sin embargo, igual de importante es la tarea de crearlo como la de mantenerlo posteriormente en un lugar seguro y accesible. Por ello, contar con herramientas de gestión documental como SharePoint y OneDrive es clave para que una empresa pueda organizar y administrar esos documentos durante todo su ciclo de vida.
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¡Elige el plan de SharePoint que más te interese!
En Aitana somos conscientes de que cada empresa tiene sus necesidades en función del tamaño de su organización, así como del sector al que pertenecen. Por ello, ofrecemos 4 planes con distintas funcionalidades para que elijas aquel que más te interese. Todo ello al precio más competitivo del mercado y ofreciendo las máximas prestaciones: implantación, soporte, mantenimiento, etc.
Sharepoint, la intranet colaborativa de Microsoft 365
¿Quieres ir más allá con tu solución de gestión documental? Multiplica las posibilidades de SharePoint integrándolo con otras aplicaciones de Office 365 (ahora Microsoft 365): Word, Excel, PowerPoint, Power Apps, Power Automate o Power BI.
Con estas integraciones, tu organización podrá tener toda la información en una única plataforma y estará accesible para ser compartida por sus trabajadores. Además, tanto grandes como pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse de este portal del empleado o Intranet, ya que no necesitan contar con servidores específicos o hacer más compleja la infraestructura del sistema para compartir cualquier tipo documento.
¿Quieres saber más sobre la gestión documental en SharePoint?
En Aitana queremos que nuestros clientes tengan a su alcance la máxima información posible para elegir la herramienta más adecuada. Por ello, contamos con un equipo de profesionales que crean recursos como webinars o whitepapers para resolver todas tus dudas. ¿Quieres conocer más en profundidad la solución para gestionar documentos desde SharePoint? ¡No dudes en descargarte este vídeo!
Caso de éxito de Aitana con SharePoint
En Aitana, colaboramos estrechamente con nuestros clientes para proporcionarles la solución perfecta. Gracias a una comunicación constante con las empresas y una comprensión de sus necesidades, nuestro proyecto de SharePoint con Ascendum se convirtió en un caso de éxito.
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