Facilita la comunicación y gestiona documentos con SharePoint
Además, posibilita la gestión de documentos empresariales como documentos de marketing, ofertas de venta, contratos, presentaciones, hojas de cálculo, archivos de texto y PDF, fotos, vídeos, facturas, currículums… ¡Ha llegado el momento de administrar y archivar todo el contenido de tu empresa!
Gestión documental con SharePoint + OneDrive
Actualmente, las organizaciones son auténticas máquinas de generar información. Sin embargo, aunque a priori crear ese contenido puede ser sencillo y rápido, mantenerlo organizado no es tarea fácil.
Por eso, contar con herramientas de gestión documental como SharePoint y OneDrive permiten a las empresas organizar y administrar los documentos durante todo su ciclo de vida: desde su creación hasta su archivado. De esta forma, los empleados pueden acceder a toda la documentación de la empresa de manera sencilla, centralizada y segura.
Descubre
Analiza, descubre, reutiliza, busca y elimina contenidos de forma inteligente
Crea
Crea, recopila y clasifica los documentos que necesitas para realizar el trabajo
Comparte
Comparte, discute y coautoriza contenido usando grupos, metadatos, taxonomía, Teams, Flow y PowerApps
Protege
Gestiona el cumplimiento de la normativa y reduce el riesgo con el ciclo de vida, la arquitectura de la información, la auditoría, la gestión de derechos y el eDiscovery
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Beneficios de SharePoint como herramienta de gestión documental
- Un único repositorio para una amplia variedad de tipos de contenido
- Crea carpetas principales con un número prácticamente infinito de subcarpetas
- Edita fácilmente propiedades de documentos o metadatos
- Controla el acceso a la información
- Trabaja de forma colaborativa
- Accesible en una amplia variedad de dispositivos
- Almacena y protege registros empresariales y archivos legales importantes
- Búsqueda por palabras clave
Intranets y extranets con SharePoint
Mantén a tus equipos organizados y a tus empleados informados de todo lo que pasa en la empresa. Favorece y facilita la colaboración de todos ellos, al tiempo que fomentas la comunicación eficaz entre las personas y los equipos.
Gracias a SharePoint las empresas pueden contar con una potente herramienta de comunicación interna, donde trabajar de forma colaborativa y gestionar la información corporativa.
Administración de la información
Aprovecha las bibliotecas
Haz que todos puedan encontrar la información más actualizada sobre un determinado proyecto, revisar iteraciones pasadas de entregas, ver los documentos más recientes, y mucho más.
Herramientas colaborativas
Permite a los miembros de tu equipo crear espacios donde compartir y administrar información, así como trabajar en un mismo archivo desde el mismo espacio.
Integración con apps existentes
No reemplaces tus aplicaciones existentes (como herramientas de texto Word, hoja de cálculo Excel o correo electrónico Outlook). Intégralas y multiplica la productividad.
Tipos de intranet con SharePoint
Con SharePoint puedes crear dos tipos diferentes de intranet: los sitios de grupo y los sitios de comunicación. Un sitio de grupo de SharePoint te conecta a ti y a tu equipo con el contenido, la información y las aplicaciones en las que confías todos los días. Están diseñados para optimizar la colaboración entre equipos o proyectos con la integración de Microsoft 365.
Por su parte, un sitio de comunicación es el lugar idóneo para compartir información con una amplia audiencia en un formato visualmente atractivo. Están optimizados para que una pequeña cantidad de autores se comuniquen con una amplia audiencia. Esta opción no está conectada con los grupos de Microsoft 365.
| Sitio de grupo | Sitio de comunicación | |
|---|---|---|
| Características | Espacio optimizado para que un equipo de personas colabore en un proyecto o contenido conjunto. | Espacio diseñado para que un pequeño grupo de editores/autores difundan o publiquen contenidos a un público más amplio. |
| Página de inicio por defecto | Incluye secciones para la productividad y la actividad/actualización del equipo. | Incluye secciones para mostrar información e imágenes. |
| Navegación | Navegación diseñada para ayudarte a llegar al contenido e interactuar con él. | Navegación (como la cabecera y el pie de página) orientada a la búsqueda de información. |
| Ciclo de vida | Puede ser de corta o larga duración. | Puede ser de corta o larga duración. |
| Conexión con otras aplicaciones | Normalmente se conecta a un grupo de Microsoft 365 y puede conectarse a Microsoft Teams. | No está conectado a un grupo de Microsoft 365 ni a Microsoft Teams. |
- Espacio optimizado para que un equipo de personas colabore en un proyecto o contenido conjunto.
- Incluye secciones para la productividad y la actividad/actualización del equipo.
- Navegación diseñada para ayudarte a llegar al contenido e interactuar con él.
- Puede ser de corta o larga duración.
- Normalmente se conecta a un grupo de Microsoft 365 y puede conectarse a Microsoft Teams.
- Espacio diseñado para que un pequeño grupo de editores/autores difundan o publiquen contenidos a un público más amplio.
- Incluye secciones para mostrar información e imágenes.
- Navegación (como la cabecera y el pie de página) orientada a la búsqueda de información.
- Puede ser de corta o larga duración.
- No está conectado a un grupo de Microsoft 365 ni a Microsoft Teams.
SharePoint, mucho mejor con Microsoft 365
Multiplica las posibilidades de SharePoint integrándolo con otras aplicaciones como las incluidas en Office 365: Word, Excel, PowerPoint, Power Apps, Power Automate o Power BI.
Se trata de un servicio basado en la nube, hospedado por Microsoft, y que se puede obtener de forma independiente o con una suscripción de Microsoft 365.
Elige el plan que más te interese
SharePoint Online (Plan 1)
- 1 TB de almacenamiento de OneDrive por usuario.
- Comparte archivos de forma segura dentro o fuera de la organización.
- Sincroniza copias locales de archivos o carpetas para visualizarlas o editarlas sin conexión en un equipo Mac o PC.
- Comparte la autoría de contenido en tiempo real en aplicaciones de Microsoft Office conocidas.
- Informa a los usuarios y conectarlos con intranets y portales.
- Transmite tu mensaje con sitios de comunicación atractivos.
- Usa sitios de grupo para que los equipos intercambien contenido, conocimientos y procesos.
- Administra contenido en bibliotecas de documentos con control de versiones y control de acceso.
- Comparte, organízate y haz un seguimiento de la información con Microsoft Lists.
- Mueve y administra archivos entre OneDrive y SharePoint.
- Busca y encuentra a los usuarios adecuados y el contenido importante cuando más se necesite.
- Navega por tus sitios de grupo y tu intranet con las aplicaciones móviles de SharePoint y OneDrive para Android™, iOS y Windows.5
- Soporte de implementación de FastTrack con la compra de más de 50 puestos sin coste adicional.
- Soporte ininterrumpido por teléfono y a través de la web.
- Licencia para uso comercial.
SharePoint Online (Plan 2)
- Almacenamiento personal ilimitado en la nube.
- Personaliza la búsqueda empresarial y sus resultados con características mejoradas para exponer recursos en Microsoft 365.
- Busca contenido en formato electrónico para escenarios de litigio o auditoría.
- Usa las características avanzadas de DLP para identificar, supervisar y proteger la información confidencial.
- Usa las conservaciones locales para evitar mediante programación que el contenido se suprima o edite.
Office 365 E3
- Hospedaje de correo electrónico de categoría empresarial con un buzón ilimitado.
- Direcciones de dominio de correo electrónico personalizadas (nombre@tuempresa.com).
- Versiones de escritorio de las aplicaciones de Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, además de Access y Publisher solo para PC.
- OneNote: Acceso a características adicionales de OneNote (las características varían).
- Versiones web de Outlook, Word, Excel y PowerPoint.
- Una licencia es válida para cinco equipos PC o Mac, cinco teléfonos y cinco tabletas por usuario.
- Reuniones por videoconferencia y online con hasta 250 personas.
- Reuniones por videoconferencia online con hasta 10 000 personas mediante Difusión de reunión de Skype.
- Obtén un centro para el trabajo en equipo con Microsoft Teams.
- Automatiza los procesos empresariales con Microsoft PowerApps y Microsoft Flow integrados en una lista o biblioteca de SharePoint.
- Número máximo de usuarios: ilimitado.
- Soporte de implementación de FastTrack con la compra de más de 50 puestos sin coste adicional.
- Soporte ininterrumpido por teléfono y a través de la web.
- Licencia para uso comercial.
