Centralita y soporte: 663 915 106 | Atención comercial: 647 895 564 mkt@aitana.es
Seleccionar página

Document Capture

Gestión Documental con Business Central | Dynamics NAV (Navision)

¿Qué es Document Capture?

Document Capture para Dynamics 365 Business Central y Dynamics NAV (Navision) es una solución end-to-end certificada por la AEAT y diseñada para escanear, extraer datos, registrar y archivar todos los documentos de tu empresa.

Su objetivo es optimizar los procesos de gestión documental: desde la recepción de facturas y el registro de documentos hasta su posterior recuperación en caso de que fuera necesario. Esto conlleva un ahorro importante de tiempo y dinero

Gracias a la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres), Document Capture analiza y detecta de forma automática todos los datos del documento para, a continuación, incorporarlos en las plantillas predefinidas de reconocimiento de la información. Además, la implantación de esta solución solo te llevará 3-4 días. ¿A qué esperas? ¡Aumenta ya tus niveles de productividad! 

¿Por qué implantar Document Capture?

i

Digitalización de documentos

Los documentos de texto y archivos PDF son leídos y procesados de forma automática por Business Central (NAV), usando la premiada tecnología OCR. ¡Digitaliza cualquier tipo de documentos y olvídate del papel! 

N

Aprobación ágil

Se pueden aprobar facturas desde Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV o desde cualquier navegador. Además, los aprobadores pueden aceptarla, rechazarla, colocarla en espera o enviarla a otra persona.

Almacenamiento digital

El almacenamiento digital de Document Capture permite acceder a los documentos rápidamente, sin necesidad de archivarlos de forma física y garantizando su recuperación en cualquier momento y dispositivo. 

Certificado por la AEAT

Las copias obtenidas mediante el proceso de digitalización de documentos son válidas a nivel legal en todo el territorio nacional. Así lo ha homologado la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria). 

Múltiples plantillas

Document Capture ofrece una serie de plantillas cuyo objetivo es acelerar el proceso de digitalización. De forma sencilla se configuran todos los datos a recoger y, posteriormente, el sistema se encarga de extraer la información. 

Trazabilidad y control

Permite vincular de forma automática (a nivel de línea y a nivel de cabecera) las facturas de compra con los pedidos existentes en el sistema, albaranes, etc. Además, los umbrales de cada proveedor se pueden configurar. 

Beneficios de Document Capture

Impulsa la productividad de tu empresa

Carga documentos de distintas fuentes

Escanea documentos desde el ERP de Microsoft

Aprovecha las múltiples plantillas predefinidas

Arrastra y suelta cualquier archivo fácilmente

Controla de forma integral las facturas y los pedidos

Accede a los documentos en cualquier momento y lugar

Ahorra espacio, costes y tiempo

Benefíciate de la integración con Business Central (NAV)

Automatiza los flujos de trabajo

Algunos de nuestros clientes con Business Central

Cómo funciona Document Capture en Business Central

01

1.

Configuración de plantillas

Para empezar a registrar y a aprobar facturas de forma automática, lo primero que se debe hacer es configurar las plantillas a través de Document Capture. Se indica qué datos deben ser recogidos en el documento (nº del proveedor, nº de la factura, precio, etc.) y se indica dónde se ubican. 

2.

Escaneo y envío

A continuación, se deberá escanear la factura y enviarla a Document Capture. El propio sistema, gracias a su tecnología OCR, analizará y recogerá automáticamente todos los campos del archivo. En este momento se registrará el documento en Dynamics 365 Business Central (antes NAV). 

02

03

3.

Aprobación de facturas

Una vez registrada la factura, se validará siguiendo los flujos de aprobación que se hayan definido. Esta acción se puede realizar directamente en Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) o en un navegador web. Después, se recibirá una notificación en al correo electrónico de la persona o personas encargadas de aprobar facturas. 

4.

Archivo automático

Finalmente, Document Capture archiva todos los documentos de forma organizada, bien en Dynamics 365 Business Central o bien en SharePoint online. De esta manera, es posible eliminar el papel y acceder a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar, siempre que se lo necesites.  

04

¿Quieres saber más sobre cómo funciona Document Capture?

Conoce las últimas novedades de Document Capture para automatizar la gestión de facturas y documentos en tu ERP de Microsoft

Caso de Éxito de H&H Idrospania de digitalización de documentos con Document Capture

 

Promoción exclusiva de Document Capture para digitalizar facturas desde Business Central

 

Principales funcionalidades de Document Capture

Con Document Capture podrás registrar, aprobar, contabilizar y procesar cada documento de forma digital. Olvídate de trabajar con archivos físicos y optimiza tus tareas y la de tu equipo de administración con este software de gestión documental. 

Automatización de la captura de datos

Toda la información que el usuario necesite será escaneada y enviada de forma automática a los campos correspondientes de Dynamics 365 Business Central (NAV).

Gestión y procesamiento de facturas

Detección automática de proveedores, visión general de las facturas y gestiones automáticas. Las facturas podrán ser vincualadas de forma automática con sus correspondientes albaranes o pedidos de compra.

Proceso de aprobación

Aunque no se tenga acceso a Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV), los empleados podrán aprobar las facturas, ya que únicamente será necesario tener acceso a Internet para realizar dicha tarea.

Acceso a los documentos desde cualquier lugar

Una vez digitalizado el documento, se podrá consultar la información necesaria incluso aquella que no se haya transferido a Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV): un código, un número de serie…

Document Capture integrado con Business Central (NAV)

LOGO-document-capture
LOGO-Buisness-Central-integracion-con-document-capture

Document Capture

Document Capture es la solución de gestión documental que permite deshacerse definitivamente de los archivos en papel. Su objetivo es optimizar los procesos de aprobación de facturas y conseguir así un ahorro de tiempo y dinero. Permite la integración con el ERP Dynamics 365 Business Central tanto en versión cloud como on-premise.

Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central es el software de gestión empresarial más moderno y completo del mercado. Se trata de una solución que permite gestionar todas las áreas de tu empresa: desde las ventas y la gestión de proyectos, hasta la fabricación y el inventario. Todo desde una única plataforma centralizada. 

Beneficios de Document Capture para Microsoft Business Central (Navision)

Ahorra tiempo y evita introducir la información manualmente.

Amplía espacio y deja de archivar documentación en papel.

Localiza los documentos en Business Central de forma rápida.

Agiliza el proceso de digitalización con el relleno automático de los campos.

SOLICITA AHORA DE FORMA GRATUITA TU DEMO DE DOCUMENT CAPTURE

¿Quieres conocer todos los beneficios de esta solución de forma totalmente gratuita antes de implantarla? En Aitana ponemos a tu disposición a nuestro equipo de profesionales para que resuelvas todas tus dudas y preguntas. Descubre todo lo que la digitalización de documentos puede hacer por ti. ¡Contáctanos sin compromiso!

Casos de éxito de Aitana con Document Capture

En Aitana contamos con un equipo de profesionales que acompaña a nuestros clientes a lo largo de todo el proceso de digitalización: desde la consultoría y la elección de la mejor solución, hasta su implantación y el mantenimiento. Por ello, la mayoría de los proyectos se convierten en casos de éxito

Solicita información sin compromiso

Solicitar-informacion

Conforme al RGPD y la LOPDGDD, AITANA MANAGEMENT, S.L.U. tratará los datos facilitados, con la finalidad de contestar las dudas y/o quejas planteadas a través del presente formulario y facilitar la información solicitada. Siempre que nos lo autorice previamente, enviaremos información relacionada con los servicios ofrecidos por AITANA MANAGEMENT, S.L.U. y el resto del GRUPO AITANA. Podrá ejercer, si lo desea, los derechos de acceso, rectificación, supresión, y demás reconocidos en la normativa mencionada. Para obtener más información acerca de cómo estamos tratando sus datos, acceda a nuestra política de privacidad. (https://www.aitana.es/politica-de-privacidad/)