¿Qué es Document Capture?
Document Capture para Dynamics 365 Business Central y Dynamics NAV (Navision) es una solución end-to-end certificada por la AEAT y diseñada para escanear, extraer datos, registrar y archivar todos los documentos de tu empresa.
Su objetivo es optimizar los procesos de gestión documental: desde la recepción de facturas y el registro de documentos hasta su posterior recuperación en caso de que fuera necesario. Esto conlleva un ahorro importante de tiempo y dinero.
Gracias a la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres), Document Capture analiza y detecta de forma automática todos los datos del documento para, a continuación, incorporarlos en las plantillas predefinidas de reconocimiento de la información. Además, la implantación de esta solución solo te llevará 3-4 días. ¿A qué esperas? ¡Aumenta ya tus niveles de productividad!
¿Por qué implantar Document Capture?
Digitalización de documentos
Los documentos de texto y archivos PDF son leídos y procesados de forma automática por Business Central (NAV), usando la premiada tecnología OCR. ¡Digitaliza cualquier tipo de documentos y olvídate del papel!
Aprobación ágil
Se pueden aprobar facturas desde Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV o desde cualquier navegador. Además, los aprobadores pueden aceptarla, rechazarla, colocarla en espera o enviarla a otra persona.
Almacenamiento digital
El almacenamiento digital de Document Capture permite acceder a los documentos rápidamente, sin necesidad de archivarlos de forma física y garantizando su recuperación en cualquier momento y dispositivo.
Certificado por la AEAT
Las copias obtenidas mediante el proceso de digitalización de documentos son válidas a nivel legal en todo el territorio nacional. Así lo ha homologado la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).
Múltiples plantillas
Document Capture ofrece una serie de plantillas cuyo objetivo es acelerar el proceso de digitalización. De forma sencilla se configuran todos los datos a recoger y, posteriormente, el sistema se encarga de extraer la información.
Trazabilidad y control
Permite vincular de forma automática (a nivel de línea y a nivel de cabecera) las facturas de compra con los pedidos existentes en el sistema, albaranes, etc. Además, los umbrales de cada proveedor se pueden configurar.
Beneficios de Document Capture
Impulsa la productividad de tu empresa
Carga documentos de distintas fuentes
Escanea documentos desde el ERP de Microsoft
Aprovecha las múltiples plantillas predefinidas
Arrastra y suelta cualquier archivo fácilmente
Controla de forma integral las facturas y los pedidos
Accede a los documentos en cualquier momento y lugar
Ahorra espacio, costes y tiempo
Benefíciate de la integración con Business Central (NAV)
Automatiza los flujos de trabajo
Algunos de nuestros clientes con Business Central
Cómo funciona Document Capture en Business Central
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1.
Configuración de plantillas
Para empezar a registrar y a aprobar facturas de forma automática, lo primero que se debe hacer es configurar las plantillas a través de Document Capture. Se indica qué datos deben ser recogidos en el documento (nº del proveedor, nº de la factura, precio, etc.) y se indica dónde se ubican.
2.
Escaneo y envío
A continuación, se deberá escanear la factura y enviarla a Document Capture. El propio sistema, gracias a su tecnología OCR, analizará y recogerá automáticamente todos los campos del archivo. En este momento se registrará el documento en Dynamics 365 Business Central (antes NAV).
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3.
Aprobación de facturas
Una vez registrada la factura, se validará siguiendo los flujos de aprobación que se hayan definido. Esta acción se puede realizar directamente en Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) o en un navegador web. Después, se recibirá una notificación en al correo electrónico de la persona o personas encargadas de aprobar facturas.
4.
Archivo automático
Finalmente, Document Capture archiva todos los documentos de forma organizada, bien en Dynamics 365 Business Central o bien en SharePoint online. De esta manera, es posible eliminar el papel y acceder a ellos en cualquier momento y en cualquier lugar, siempre que se lo necesites.
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¿Quieres saber más sobre cómo funciona Document Capture?
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Document Capture integrado con Business Central (NAV)
Document Capture
Document Capture es la solución de gestión documental que permite deshacerse definitivamente de los archivos en papel. Su objetivo es optimizar los procesos de aprobación de facturas y conseguir así un ahorro de tiempo y dinero. Permite la integración con el ERP Dynamics 365 Business Central tanto en versión cloud como on-premise.
Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central es el software de gestión empresarial más moderno y completo del mercado. Se trata de una solución que permite gestionar todas las áreas de tu empresa: desde las ventas y la gestión de proyectos, hasta la fabricación y el inventario. Todo desde una única plataforma centralizada.
Beneficios de Document Capture para Microsoft Business Central (Navision)
Ahorra tiempo y evita introducir la información manualmente.
Amplía espacio y deja de archivar documentación en papel.
Localiza los documentos en Business Central de forma rápida.
Agiliza el proceso de digitalización con el relleno automático de los campos.
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Casos de éxito de Aitana con Document Capture
En Aitana contamos con un equipo de profesionales que acompaña a nuestros clientes a lo largo de todo el proceso de digitalización: desde la consultoría y la elección de la mejor solución, hasta su implantación y el mantenimiento. Por ello, la mayoría de los proyectos se convierten en casos de éxito.
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