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Caso de Éxito H&H Idrospania

H&H Idrospania es una empresa líder en equipamiento de fontanería, que fabrica y distribuye tanto a nivel nacional como internacional.

H&H Idrospania lleva muchos años trabajando con el ERP Microsoft Dynamics NAV (ahora Business Central) y necesitaba una solución para digitalizar y automatizar su departamento administrativo, en general, y los procesos de compra, en particular. 

«El tiempo que antes requería nuestro departamento de Administración para introducir manualmente las facturas se ha visto reducido en 1/3 gracias a la implantación de Document Capture»

Naji Halabi, CEO de H&H Idrospania.

Introducción al Caso de éxito con Document Capture

H&H Idrospania es una empresa líder en equipamiento de fontanería, que fabrica y distribuye tanto a nivel nacional como internacional. Sus mecanismos son fáciles de montar, universales y compatibles con inodoros, cisternas y otros aparatos existentes en el mercado. 

Se encuentran ubicados en Burriana (Castellón) y cuentan con más de 7.000 m² de instalaciones y almacenaje, lo que les permite ofrecer a sus clientes un servicio ágil, personalizado, y con productos de primera calidad.

Como referentes en su sector, no solamente invierten en I+D+i para obtener un producto novedoso, sino que controlan exhaustivamente todos sus procesos de fabricación y logística, y están comprometidos con el medio ambiente. Por ello, sus productos están diseñados para un consumo eficiente del agua.

Situación

H&H Idrospania lleva muchos años trabajando con el ERP Microsoft Dynamics NAV (ahora conocido como Dynamics 365 Business Central) y había ido ampliando de forma progresiva la funcionalidad de su software de gestión atendiendo a sus necesidades en compras, ventas, almacén y producción.

Sin embargo, esta empresa castellonense necesitaba, además, una solución para digitalizar y automatizar su departamento administrativo, en general, y los procesos de compra, en particular. Sobre todo, querían eliminar los errores que se producían al registrar facturas de forma manual, así como reducir los tiempos de aprobación de dichas facturas para tener una mejor relación con sus proveedores.

Técnicamente, además, precisaban de una solución que pudiera evolucionar y que estuviera totalmente integrada con el ERP de Microsoft.

“Buscábamos una herramienta sencilla y rápida de implantar, que digitalizase las facturas de nuestros proveedores y las sometiera a circuitos de aprobación. Además, la solución nos debía permitir registrar estas facturas en nuestro ERP e incluirlas en el ciclo de pago”, ha explicado Naji Halabi, CEO de H&H Idrospania.

Solución

Cuando H&H Idrospania se planteó el proyecto de digitalización de facturas, no tenían claro si una herramienta de gestión documental podría integrarse en su sistema de gestión. “Valoramos diferentes opciones, pero Aitana nos hizo ver que Document Capture era la solución que mejor cubría nuestras necesidades”, ha señalado Javier Nebot, responsable de Informática en la compañía.

Así, optaron por la implantación de esta herramienta de gestión documental, que está certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria y que les permitía agilizar el registro de facturas de compra y reducir errores manuales en la introducción de datos. De hecho, gracias a esta solución H&H Idrospania ya puede importar, registrar, aprobar, contabilizar y archivar facturas directamente desde su ERP Microsoft Dynamics.

Desde Aitana, antes de la implantación, realizamos una pequeña consultoría y un análisis de las distintas tipologías de facturas que tenía la compañía.

Como remarca Nebot, “se dedicó el tiempo necesario para validar los distintos tipos de factura que queríamos digitalizar, formar bien a nuestro personal y darles soporte en los primeros momentos de uso para que le sacáramos partido y rentabilidad cuanto antes.”

Por su parte, Mario Quesada, director de fábrica, subraya que “Aitana nos hizo una formación para darnos autonomía en la generación de nuevas plantillas y, por supuesto, en el uso de la herramienta desde el propio cliente Dynamics NAV. De esta forma, los usuarios son más autónomos y trabajan mucho más rápido.” 

Beneficios

Con la implantación de Document Capture, H&H Idrospania ha conseguido automatizar los procesos de registro de facturas de compra, evitando errores manuales.

“Las personas del departamento de Administración ahora tienen más tiempo para atender a nuestros clientes, ya que el tiempo que antes requerían para introducir manualmente las facturas se ha visto reducido en aproximadamente 1/3”, ha señalado el responsable de Informática.

Lo cierto es que gracias a la incorporación de Document Capture, H&H Idrospania ha crecido en el proceso de digitalización empresarial, reduciendo las tareas manuales, reduciendo los errores y poniendo la información a disposición de quien la necesita para poder aprobar las facturas en tiempo real.

Respecto a la inversión realizada en la solución, se ha podido rentabilizar de una manera muy rápida, ya que la licencia se paga en función del número de usuarios y el tiempo que ahorran diariamente el departamento de Administración es muy superior al coste de la herramienta en un plazo de 6 meses.

“Estamos muy satisfechos con elección de Aitana como partner porque buscábamos un socio tecnológico que nos facilitara las distintas soluciones informáticas que requería nuestra empresa”, ha señalado Quesada, quien ha añadido que “no solo se han ocupado de ayudarnos con la actualización a Dynamics 365 Business Central, sino que también lo han hecho con el proceso de gestión de compras y de gestión documental, e incluso con el cambio a la plataforma de productividad y colaboración online de Microsoft 365 (antes Office 365).”

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