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Caso de éxito Menage & Confort

Menage & Confort es una empresa dedicada al diseño, fabricación y distribución de sistemas para el equipamiento del hogar. Forman parte de un grupo empresarial que lleva más de 50 años en el mercado.

“Además de aportar un software de altísima calidad a nuestra compañía, Aitana nos da la ayuda que necesitamos para sacar el máximo rendimiento a nuestras herramientas de gestión empresarial“

Nicolás Montañés, Director de Administración de Menage & Confort

Introducción al Caso de éxito en Microsoft Dynamics NAV

Menage & Confort es una empresa dedicada al diseño, fabricación y distribución de sistemas para el equipamiento del hogar. Forman parte de un grupo empresarial que lleva más de 50 años en el mercado y que se encuentra en constante crecimiento debido a la continua innovación, calidad en el servicio y la adaptación a las necesidades de sus clientes.

Gracias a este afán de superación, Menage & Confort ha conseguido introducir sus productos en distintos mercados, tanto nacionales como internacionales. El pasado año lograron facturar más de 6 millones de euros, exportando la mitad de dicha facturación a los cinco continentes.

La potenciación de su departamento de I+D es uno de sus próximos desafíos. Entre sus objetivos, conseguir un producto todavía más innovador, lograr el crecimiento de sus líneas de negocio, sobre todo en el ámbito del comercio virtual y la exportación, y finalmente alcanzar una mejora continua en todos los procesos que realizan en la organización con una gestión Lean a todos los niveles.

Situación

La búsqueda de un software de gestión documental era uno de los principales objetivos de Menage & Confort. Querían una solución que respetase su política habitual de integrar todos los procesos y flujos de información en Microsoft Dynamics NAV y que fuera modelable y adaptable a sus necesidades específicas.

Y es que, hace un tiempo esta empresa lanzó todo un nuevo y exitoso canal de comercialización vía web, a través del cual se comenzaron a recibir miles de pedidos de clientes. Para ellos era fundamental disponer de una herramienta que pudiera captar rápidamente esos pedidos e introducirlos al sistema sin tener ‘x’ personas dedicadas a una labor meramente práctica.

En el caso de Menage & Confort, los departamentos que se veían afectados por esta falta de software de gestión documental fueron el departamento de contabilidad, que se encarga de procesar las facturas de proveedores, y el departamento de gestión al cliente, a través del cual se reciben también un número importante de pedidos.

En definitiva, el principal reto era implantar una herramienta que les permitiese gestionar sus pedidos de venta de forma automática.

Solución

Juntamente con el equipo de IT de Menage & Confort se decidió la implantación de la solución Document Capture, un software desarrollado sobre Microsoft Dynamics NAV para la captura automática de documentos, especialmente pedidos de cliente y facturas de proveedores.

Con Document Capture los pedidos de cliente y las facturas de proveedor se reciben en un buzón de e-mail y es el programa quien los recoge automáticamente, los procesa con su OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y lo integra en NAV (Navision), con todos los controles de seguridad.

Entre estos controles cabe destacar la verificación por los responsables y las reglas de negocio del propio ERP de Microsoft.

En cuanto a las facturas de proveedores o clientes, Document Capture es un programa que cuenta con el Certificado de la Agencia Tributaria por lo que las facturas digitalizadas tienen validez legal.

Una de las grandes ventajas de este software de gestión es que al final el personal de la empresa puede dedicarse a tareas de gestión y de valor añadido, y no a meras tareas rutinarias.

Beneficios

“Document Capture nos ha aportado grandes beneficios en nuestro trabajo diario, como por ejemplo la agilidad y disminución de errores en la introducción de datos en el sistema y la reducción de archivo en formato papel”, ha señalado Nicolás Montañés, director de Administración de Menage & Confort.

Desde Aitana, hemos aportado nuevas formas de trabajo, así como nuevas formas de entender y de tratar la información. Ahora en esta empresa de diseño, fabricación y distribución de sistemas para el equipamiento del hogar se toman decisiones con mayor eficacia y en un tiempo mucho menor. En este sentido, la solución implantada ha ayudado a los empleados de la empresa y ha facilitado su trabajo.

“En pocas horas teníamos Document Capture instalado y configurado, y en una semana estaba ya adaptado a todas nuestras especificaciones, integrándolo totalmente en el flujo de proceso de pedidos.”, ha subrayado Raúl Chinchilla, responsable de Informática en Menage & Confort.

Gracias a Document Capture, los empleados han modificado el sistema para que se adaptase a las peculiaridades que tenía cada cliente (diferentes fechas de entrega, agrupación de pedidos, cálculo de portes…).

Además de todo lo anterior, han ganado la funcionalidad de la gestión documental. Esto es, búsqueda de documentos y visualización de los archivos originales en el propio Dynamics NAV. “Básicamente, antes nos costaba mucho más hacer lo mismo, y con menos garantías, así que la mejora ha sido muy grande”, ha insistido Chinchilla.

Antes de la implementación, la empresa cuantificó en 12 h. el tiempo que necesitaban para la introducción de pedidos diarios, es decir, una persona y media todos los días exclusivamente introduciendo pedidos. Actualmente, después de la implantación de Document Capture, tardan unas 4 h. al día, con lo que pueden destinar el tiempo ganado en atender mejor a sus clientes.

“Hemos mejorado notablemente la gestión al cliente gracias a Document Capture y confiamos en Aitana como partner de garantías”, ha finalizado Chinchilla.

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