Ascendum España es una empresa distribuidora oficial de Volvo CE, Anaconda, SBM, A-Ward y Lännen, líder en el sector de la maquinaria pesada y los equipos de construcción.
La empresa dependía de un proceso manual para recopilar, revisar y archivar sus notas de gasto, lo que requería de un gran esfuerzo manual de contabilidad.
«Gracias a la aplicación desarrollada por Aitana en SharePoint hemos ahorrado un 30% del tiempo que dedicábamos a la contabilización de nuestras notas de gasto y ahora la información está disponible 24×7»
Ángel Fuentes, Corporate IT Security & Infrastructure Manager en Ascendum España.
Resumen
¿Qué es Ascendum?
Con sede central en San Fernando de Henares (Madrid), Ascendum España es una empresa distribuidora oficial de Volvo CE, Anaconda, SBM, A-Ward y Lännen, líder en el sector de la maquinaria pesada y los equipos de construcción.
Su sólida reputación de más de 40 años en el sector, convierten a Ascendum España en un actor destacado en la industria de la maquinaria pesada nacional.
“Gracias a la aplicación desarrollada por Aitana en SharePoint, ahora tenemos una mejor accesibilidad a la información, ya que el registro es digital y podemos acceder al histórico de las notas de gasto; y una mayor visibilidad, puesto que todos los empleados tienen acceso al estado de sus notas de gasto.”
¿Cuál era su situación inicial?
La empresa dependía de un proceso manual para recopilar, revisar y archivar sus notas de gasto, lo que requería de una gran cantidad de tiempo y esfuerzo por parte de los empleados y el personal de contabilidad.
Ascendum necesitaba una solución rápida, sencilla y de fácil acceso para gestionar todos estos procesos que realizaban en papel. Además, el hecho de que la compañía ya contara con Microsoft 365 hizo que buscara entre las aplicaciones de esta suite de productividad.
La solución: Sharepoint
Tras un análisis previo de la situación de Ascendum España, desde Aitana propusimos aprovechar su Microsoft 365 para desarrollar una aplicación a medida utilizando SharePoint: ePortafirmas.
Esta aplicación está diseñada para adaptarse a los trabajadores con dietas diarias, pero también para aquellos que simplemente reportan sus gastos. Además, la plataforma se integra y exporta la información a su ERP SAP vía interfaz.
“El proceso ahora es mucho más rápido y eficiente. El empleado sube o carga la nota de gastos a ePortafirmas y automáticamente se inicia un workflow predeterminado, en función del organigrama, procesándose digitalmente la aprobación – registro contable – gestión de pago – archivo”
¿Qué beneficios han obtenido?
La gestión de las notas de gasto por parte de Ascendum es ahora mucho más rápida y la empresa ha reducido los retrasos y el número de errores de aquellos importes que no cuadraban.
- Mejor accesibilidad a los datos. Gracias a la implantación de ePortafirmas, el equipo de Ascendum tienen un registro digital de las notas de gasto, lo que les permite tener un histórico y que todos los empleados tengan acceso a ellas.
- Control 360º de la información. Esta herramienta ha permitido que los datos estén disponibles 24×7, desde cualquier ubicación, así como tener una mayor agilidad y trazabilidad de las notas de gasto.
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