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Caso de Éxito Laboratorios BABÉ

Laboratorios BABÉ es una empresa española con sede en Valencia, que desarrolla y comercializa más de 3 millones de productos y soluciones dermocosméticas para el cuidado de la piel en 40 países diferentes.

La compañía llevaba mucho tiempo trabajando con el ERP Dynamics NAV 5.0 (ya no soportado por Microsoft) y, aunque se trataba de un entorno en el que se sentían muy cómodos, eran conscientes de que debían dar el salto a la última versión.

«Dynamics 365 Business Central nos ha permitido y nos permite ser mucho más eficientes en nuestros procesos. Hemos ganado en integraciones, en un mejor entorno para el usuario y en una mayor conectividad a todos los niveles.»

Cristina Bordils, CEO de Laboratorios BABÉ.

Introducción al Caso de éxito con Business Central

Laboratorios BABÉ, empresa española con sede en Valencia, desarrolla y comercializa productos y soluciones dermocosméticas para el cuidado de la piel. En este sentido, la calidad farmacéutica y el aval médico de sus productos son garantía de seguridad y eficacia. Se trata de una marca recomendada por dermatólogos, pediatras y profesionales de la salud.

Actualmente comercializan más de 3 millones de productos en 40 países diferentes, y en los últimos dos años han ganado en reconocimiento de marca y en usuarios que utilizan sus productos y soluciones, incrementando su volumen de negocio en un 50%.

Fue fundada en 1994 por dos farmacéuticos y su fabricación se realiza 100% en España bajo la normativa GMP (Buenas Prácticas de Fabricación). Además, cuentan con una de las unidades de producción con mayor capacidad y tecnología de Europa, y con un amplio departamento I+D+i compuesto por un equipo de alto perfil científico.

Situación

La obsolescencia tecnológica era un hecho en Laboratorios BABÉ. La empresa llevaba mucho tiempo trabajando con el ERP Dynamics NAV 5.0 (ya no soportada por Microsoft) y, aunque se trataba de un entorno en el que se sentían muy cómodos, eran conscientes de que debían dar el salto a la última versión.

“En Aitana buscábamos un proveedor, un socio de viaje, un partner tecnológico que nos ayudara a planificar y a adaptar el nuevo sistema de gestión a nuestra particularidad, y que nos diera el soporte necesario en el proceso de actualización”, ha explicado Cristina Bordils, CEO de Laboratorios BABÉ.

Estaba claro que necesitaban una actualización de su software de gestión para mejorar sus procesos de negocio y aumentar la productividad de la compañía.

Solución

Desde Aitana, propusimos la actualización de su Dynamics NAV a Dynamics 365 Business Central, el último y más moderno ERP de Microsoft. Sin embargo, el reto era muy grande, no solo por todos los cambios de funcionalidad que implicaba, sino, principalmente, por el salto tecnológico a nivel técnico que conllevaba. Y es que, se trataba de pasar de una versión 5.0 a Business Central. Es decir, dar el salto a 8 versiones intermedias (sin contar con las versiones menores).

Por esta razón, se realizó una reingeniería de procesos consistente en, por un lado, llevar a cabo un buen trabajo de análisis previo, y, por otro, elaborar un listado de procesos y subprocesos con el objetivo de guiar el camino global de la reingeniería. A partir de ahí, se analizó en detalle qué cuestiones se podían resolver con el estándar de Business Central, qué se podía resolver con una extensión homologada y, en última instancia, qué debíamos tratar como personalización.

Después de este exhaustivo análisis, el proyecto continuó con las mismas fases que uno de implantación. Esto es, personalizaciones, configuración y carga de datos, verificación de circuitos, formación y soporte al arranque.

“Durante esta reingeniería nos enfrentamos a dos grandes retos”, ha reconocido Laura Ribera, jefa del Proyecto en Laboratorios BABÉ, quien ha explicado que “tuvimos que formarnos en el nuevo entorno de desarrollo de Business Central, pero con la ayuda de Aitana conseguimos realizar extensiones que ahora mismo se están usando en el nuevo ERP. Por otro lado, tuvimos también que adaptarnos a las nuevas funcionalidades de Business Central como, por ejemplo, la integración del módulo CRM con el correo electrónico o la integración con servicios como la actualización automática del tipo de cambio.”

Beneficios

“Aunque el proyecto se inició más tarde de lo previsto por culpa de la pandemia de la Covid 19, esto no fue un impedimento para implantar el sistema en plazo, gracias a la implicación, profesionalidad, dedicación y trabajo en equipo de las personas que participaron tanto por parte de Aitana como por parte de BABÉ y RNB”, ha reconocido Bordils.

Con la reingeniería a Dynamics 365 Business Central, Laboratorios BABÉ ha dado el paso definitivo y ha apostado por un ERP que les permite estar siempre en la última versión, mejorando la optimización de sus procesos y permitiéndoles trabajar con todas las herramientas satélites de la familia Dynamics 365.

“Business Central nos ha ayudado a hacer más eficientes nuestros procesos. También nos ha otorgado la posibilidad de simplificar las integraciones entre sistemas gracias al uso de Webservices y páginas, y a ganar funcionalidad al integrar, por ejemplo, el módulo EDI de Aitana”, ha destacado la CEO de BABÉ.

Por su parte, la jefa del Proyecto ha insistido en que con la actualización “hemos ganado agilidad en procesos como planificación de la producción o la gestión de ventas. Tareas que se hacían externamente al sistema han pasado a integrarse dentro de Business Central, con todos los beneficios que ello conlleva de ahorro de tiempo y de aumento de productividad.”

El hecho de trabajar con una herramienta como Business Central, accesible desde cualquier sitio y disponible tanto en dispositivos móviles como a través del navegador, facilita el trabajo diario de todas las personas de todos los departamentos de BABÉ, mejorando tanto el tiempo de acceso como las capacidades que tiene, e integrando en un único entorno todas las soluciones de todos los departamentos de la compañía.

Con la reingeniería de procesos, la empresa no solo ha aumentado la productividad de los equipos que trabajan en los sistemas de información, sino también de aquellos que trabajan en almacén y planta de producción. En este sentido, se ha conseguido mejorar en un 15% los tiempos de productividad de los equipos que trabajan en los sistemas de información y hasta un 5% en la parte de fábrica y almacén.

“Business Central es la solución que necesitábamos en Laboratorios BABÉ”, ha señalado su CEO, quien ha finalizado afirmando que la solución de Microsoft “nos ha permitido y nos permite ser mucho más eficientes en los procesos. Hemos ganado en integraciones, en un mejor entorno para el usuario y en una mayor conectividad en todos los niveles.”

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