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Caso de éxito Bluestar

Negocio: Distribución de soluciones tecnológicas

BlueStar es una multinacional americana líder global en distribución de soluciones de ADC, Movilidad, Punto de Venta, RFID, y Tecnología de Seguridad.

“Aitana nos ayudó a encontrar el producto que realmente satisfacía nuestra necesidad. Document Capture es una herramienta que cuanto más la conoces, más la explotas”

Juan Carlos Medrán, Treasury Manager EMEA BlueStar

Introducción

BlueStar es una multinacional americana líder global en distribución de soluciones de ADC, Movilidad, Punto de Venta, RFID, y Tecnología de Seguridad. Trabaja exclusivamente con revendedores de valor añadido, ofreciéndoles soluciones completas y soporte en el desarrollo de sus negocios. Además, es el distribuidor de tecnología de más rápido crecimiento del mundo y ha estado empleando personal de calidad durante más de 80 años.

Además, disponen de una tienda on-line (BlueStore), un sistema de información y de compra “en-línea” que ofrece precio, disponibilidad e información sobre las especificaciones de los productos. BlueStar proporciona asimismo capacidades EDI (Electronic Data Interchange).

La compañía cuenta con una fuerte implantación en todo el mundo, con oficinas en Estados Unidos, México y Canadá, entre otros; pero es en Europa donde en los últimos años ha sufrido una transformación teniendo sedes en Francia, Inglaterra, Finlandia, Suecia, Dinamarca, Noruega, Holanda, Portugal y España.

BlueStar compra ocho empresas distintas en Europa y en 2012 inician un proceso muy ambicioso de unificación de sociedades, de almacenes y de departamentos centrales como pueden ser el de compras o el financiero.

 

Situación

BlueStar trabaja con partners socios proveedores que generan un volumen de documentación altísimo, lo que conllevaba mucho trabajo manual de procesar y validar toda la información.

Hasta ahora, conforme iban llegando las facturas, se iban imprimiendo y se guardaban todas en una pila. Cuando se sabía que había llegado el material, se entraban en el sistema manualmente.

Cuando se habla de documentos no solo se habla de facturas de compra, se puede estar hablando de facturas de venta, pedidos de venta, incluso contratos o cualquier documentación que la empresa archivaba y dejaba en una estantería.

Por lo tanto, BlueStar buscaba un partner con experiencia y garantías, un partner que pudiera dar solución a todos los problemas de gestión de la facturación, y que redujera muchísimo todos estos trabajos que no aportaban valor a la empresa y que, a su vez, les permitieran una eficiencia mucho mayor.

 

Solución

Para solucionar el problema, BlueStar confió en Aitana y en su experiencia a la hora de aplicar e implantar Document Capture. Con esta herramienta, la empresa consiguió organizarse mejor y llevar a cabo de una forma más eficiente todo su flujo de trabajo, que cada vez era más creciente.

Todo lo que antes se compraba en distintas empresas en Europa, ahora se compra en un solo lugar, y BlueStar ha pasado de 1.000 a casi 2.000 facturas al mes, lo que significa 24k facturas de compra al año.

Document Capture les ha permitido a los empleados meter todas estas facturas dentro del sistema, directamente, para que desde una misma pantalla se pueda gestionar todo. Aitana ha conseguido que los documentos desaparezcan de la mesa y ha impulsado un concepto de Paper less.

La empresa comenzó implantando Document Capture en cinco principales proveedores y uno que tenía muchísimas facturas. En un periodo de 2-3 meses cualquier documento de cualquier proveedor estaba ya dentro del sistema.

Document Capture para Microsoft Dynamics NAV (Navision) es una solución end-to-end diseñada para escanear, extraer datos, registrar y archivar todos los documentos pertenecientes a la empresa. Document Capture está completamente integrada con el módulo de compras y pagos de Microsoft Dynamics NAV, ofreciendo a las empresas las herramientas necesarias para manejar eficientemente sus facturas de compra y las aprobaciones de las mismas.

 

Beneficios

Los beneficios han sido muy grandes y en todos los ámbitos:

  • Automatización. Puede controlar todo lo relativo a las aprobaciones, que son previas al registro de la factura.
  • Trabajo de equipo. Multiplica la eficacia del trabajo en equipo puesto que te permite ver la factura en pdf, que está visible para todos los usuarios que tengan acceso a ello.
  • Incidencias. Document Capture ayuda a gestionar mucho mejor las incidencias. En este sentido, no es lo mismo un 13% de 1.000 que un 13% de 2.000. Se trata de una herramienta que va a permitir detectar las incidencias de una forma y con una solución más rápida.

Document Capture solucionó un problema y una necesidad que tenía BlueStar, que era el poder soportar y poder gestionar una cantidad creciente de documentos, en este caso de facturas de compra. Además, no sólo les ha permitido solucionar este problema, sino también prepararlos hacia crecimientos en nuestro negocio sin tener que aumentar la inversión en recursos humanos o recursos de otro tipo.