¿Qué es SharePoint?
SharePoint es una completa solución diseñada por Microsoft que permite crear intranets donde compartir contenido, encontrar información y colaborar entre compañeros. Todo ello impulsa el trabajo en equipo y ayuda a las organizaciones a ser más eficientes.
Además, esta herramienta también posibilita la gestión de documentos empresariales: documentos de marketing, ofertas de venta, contratos, presentaciones, hojas de cálculo, archivos de texto y PDF, fotos, vídeos, facturas, currículums… Con esta solución, tu compañía no solo ahorrará tiempo y costes, sino que también aumentará exponencialmente su productividad.
Respecto a su implantación, SharePoint es un servicio basado en la nube que se puede obtener de forma independiente o con una suscripción de Microsoft 365. ¿A qué esperas? ¡Ha llegado el momento de administrar y archivar todo el contenido de tu empresa de forma rápida y sencilla!
¿Por qué usar un software de gestión documental?
En Aitana queremos llevar la gestión documental de tu empresa a otro nivel. Para ello, implantamos una solución basada en el uso conjunto de SharePoint Online y OneDrive for Business. Ambas herramientas se encuentran en la nube de Microsoft 365 (antes Office 365).
Con nuestro gestor documental los empleados pueden acceder a la información de manera segura y personalizada, desde cualquier sitio y dispositivo. Además, pueden compartir documentos con usuarios externos a la organización, facilitando el acceso a cualquier tipo de documento y garantizando la seguridad de los datos.
Acceso y permisos
SharePoint permite definir aquellos grupos de usuarios que pueden leer o modificar documentos. De esta forma, las organizaciones pueden controlar el acceso de los trabajadores a según qué información.
Sincronización
Gracias a la integración entre SharePoint y OneDrive, los usuarios pueden sincronizar las bibliotecas del gestor documental con las carpetas locales de sus ordenadores, permitiendo el trabajo en modo desconectado (offline).
Clasificación
SharePoint posibilita que el gestor documental se estructure de manera personalizada para que encaje con las necesidades de cada empresa. Así, en el repositorio de facturas se pueden añadir campos: número, fecha, importe, etc.
Edición compartida y bloqueo
Esta solución de gestión documental permite la edición compartida de documentos de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint y OneNote). Además, es posible bloquear un documento e impedir que nadie más lo edite.
Versiones e histórico
SharePoint lleva un motor de control de versiones que guarda todos los cambios realizados sobre los documentos. Los usuarios pueden ver quién ha modificado qué, y cuándo, así como recuperar versiones antiguas.
Alertas y flujos de trabajo
Esta solución permite establecer alertas para que un usuario esté avisado en cuanto se modifique un documento. Además, con los flujos de aprobación se puede alcanzar un nivel más elevado sobre el control de la documentación.
IA, Copilot y agentes en SharePoint
IA para crear y escalar sitios más rápido
Utiliza inteligencia artificial para crear y estructurar páginas de forma rápida, coherente y atractiva. Diseña una vez y reutiliza el contenido en toda la organización.
Copilot y agentes: el contenido trabaja contigo
Con Copilot y los agentes en SharePoint, los usuarios pueden buscar, resumir y trabajar con documentos y páginas usando lenguaje natural. La información se convierte en respuestas y acciones.
Gobernanza y seguridad preparadas para la IA
SharePoint refuerza el gobierno del dato con controles avanzados de permisos, acceso y cumplimiento. Más seguridad, más confianza y una base sólida.
Gestión documental con SharePoint y OneDrive
Actualmente, las organizaciones son auténticas máquinas de generar información. Sin embargo, igual de importante es la tarea de crearlo como la de mantenerlo posteriormente en un lugar seguro y accesible. Por ello, contar con herramientas de gestión documental como SharePoint y OneDrive es clave para que una empresa pueda organizar y administrar esos documentos durante todo su ciclo de vida.
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Soluciones de Aitana basadas en SharePoint
En Aitana implementamos SharePoint para crear intranets, portales del empleado y extranets, integrando Microsoft 365, Power Platform y seguridad. Somos partner líder de Microsoft en España y contamos con casos de éxito reales en gestión documental y automatización.
Intranet corporativa
Tu punto único de información para alinear áreas y acelerar el acceso al contenido (noticias, páginas de proyectos, bibliotecas y listas). Mejora la comunicación y la experiencia de empleado con sitios modernos y gobierno del contenido.
Extranet para clientes y proveedores
Un portal seguro y personalizado para compartir documentación, pedidos, contratos o incidencias con terceros, con notificaciones y autoservicio, manteniendo permisos y trazabilidad en Microsoft 365.
Portal del empleado
El centro de comunicación y autoservicio de tu compañía: noticias, eventos, directorio, organigrama, área personal (vacaciones/solicitudes), documentación y accesos directos, todo integrado con Microsoft 365 y Teams.
Sharepoint, la intranet colaborativa de Microsoft 365
Trabaja de forma colaborativa en documentos con edición simultánea, comentarios y cambios visibles al instante, sin duplicidades ni conflictos de versiones.
Encuentra documentos, contenidos y personas en segundos gracias a un buscador potente que localiza la información incluso dentro de los archivos.
Crea intranets, espacios de proyecto o portales de comunicación con sitios visuales y personalizables, sin necesidad de desarrollos complejos.
Optimiza tareas repetitivas y flujos de aprobación con automatizaciones que reducen tiempos, errores y carga operativa.
Protege la información con permisos granulares, control de acceso y cumplimiento, garantizando que cada usuario vea solo lo que le corresponde.
SharePoint se conecta de forma nativa con Teams, OneDrive, Outlook y el resto de Microsoft 365, creando un entorno de trabajo unificado y sin fricciones.
Extranet: Un portal seguro y profesional para colaborar mejor con tu ecosistema
Centraliza la comunicación con clientes y proveedores, reduciendo emails y acelerando respuestas gracias a alertas y notificaciones automáticas.
Facturas, contratos, pedidos y documentos siempre disponibles en un entorno único, ordenado y accesible las 24/7.
Permite que clientes y partners gestionen sus propias consultas y documentación, reduciendo cargas internas y aumentando la eficiencia operativa.
Un portal adaptado a la identidad visual y al estilo de tu empresa, reforzando imagen de marca y coherencia en cada interacción.
Acceso desde cualquier lugar y dispositivo, con la seguridad, el control de permisos y el cumplimiento que garantiza Microsoft 365.
Portal del empleado: Conecta, informa y agiliza el día a día del equipo
Noticias, eventos y contenidos corporativos en un único punto de acceso, siempre actualizados y disponibles desde cualquier dispositivo. Menos correos, más claridad y mejor alineación interna.
Documentación clave organizada y accesible para todos los empleados, con control de versiones y permisos. La información correcta, en el momento adecuado.
Digitaliza y simplifica tareas como la gestión de nóminas, viajes o notas de gastos, reduciendo tiempos y eliminando procesos manuales innecesarios.
Encuentra fácilmente a las personas, equipos y responsabilidades dentro de la organización, mejorando la colaboración y la conexión entre áreas.
Todo el portal integrado con las herramientas que ya usan los empleados: Teams, Outlook, OneDrive o SharePoint, para trabajar sin interrupciones ni cambios de entorno.
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Descubre cómo SharePoint puede impulsar la gestión documental de tu empresa. Sin compromiso, con el acompañamiento de nuestro equipo experto.
Beneficios de SharePoint como herramienta de gestión documental
Repositorio único para varios tipos de contenido
Crea tantas carpetas y subcarpetas como quieras
Edita fácilmente propiedades de documentos o metadatos
Controla el acceso a la información
Accede a través de una amplia variedad de dispositivos
Trabaja de forma colaborativa
Almacena y protege registros empresariales y archivos legales
Realiza búsquedas por palabras clave
¡Elige el plan de SharePoint que más te interese!
En Aitana somos conscientes de que cada empresa tiene sus necesidades en función del tamaño de su organización, así como del sector al que pertenecen. Por ello, ofrecemos 4 planes con distintas funcionalidades para que elijas aquel que más te interese. Todo ello al precio más competitivo del mercado y ofreciendo las máximas prestaciones: implantación, soporte, mantenimiento, etc.
Caso de éxito de Aitana con SharePoint
En Aitana, colaboramos estrechamente con nuestros clientes para proporcionarles la solución perfecta. Gracias a una comunicación constante con las empresas y una comprensión de sus necesidades, nuestro proyecto de SharePoint con Ascendum se convirtió en un caso de éxito.
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