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Caso de éxito ESERP y Power BI

Con escuelas de negocio en Madrid, Barcelona y Palma de Mallorca, ESERP es una institución del sector educativo que se ha convertido en un referente nacional e internacional en el ámbito educativo. Con más de 30 años de experiencia en el sector, forma a estudiantes en áreas de Grado y Postgrados.

“Estamos muy satisfechos con la elección de Power BI no solo por los datos en tiempo real que nos proporciona, sino porque toda la organización tiene acceso a dicha información“

Francisco Enseñat, director General Ejecutivo de ESERP.

Introducción al Caso de éxito en Power BI

ESERP es una institución del sector educativo que forma a estudiantes en áreas de Grados Oficiales Universitarios españoles, Grados Oficiales Universitarios británicos, Masters, MBAs, Titulaciones propias y Grados Superiores (CFGS).

Con una reconocida experiencia de más de 30 años, se ha convertido en un referente nacional e internacional con escuelas de negocio en Madrid, Barcelona y Palma de Mallorca. Además, cuenta con Escuelas asociadas en otras ciudades y colaboraciones con las más destacadas Universidades y Escuelas de Negocio.

La dinamicidad y el cambio constante en las normativas del sector educativo hacen que ESERP tenga que modificar de forma constante sus estándares de calidad, así como el soporte de hardware y software. Entre los retos de esta institución universitaria se encuentra el incrementar su volumen de negocio en un 50% en los próximos cinco años.

Situación

Al tratarse de una institución del sector educativo, cuya normativa está constantemente regulada, y al disponer de tres sedes con multitud de programas académicos y con diferentes partners, ESERP necesitaba de una herramienta que les permitiese garantizar y monitorizar toda su información.

Dos eran los factores clave que les imposibilitaban su crecimiento. Por una parte, la trazabilidad y, por otra, el trabajo con soporte de tablas dinámicas. Esto significaba que no tenían acceso en tiempo real a todos los datos de los que disponían, tanto desde el punto de vista de captación de posibles alumnos como del seguimiento de aquellos que ya eran exalumnos. A esto había que sumar que solo unas personas concretas tenían acceso a la información, que se generaba de forma manual e individualizada.

En definitiva, ESERP realizaba una gestión de la información que quedaba limitada al uso de las tablas de cálculo. Cada vez que alguien necesitaba tomar una decisión o realizar algún tipo de consulta, se debía realizar un informe específico para esa consulta. Esto implicaba 4-5 horas de una jornada laboral y la demora correspondiente en las decisiones de la empresa.

Solución

Tras un análisis de las necesidades de la institución, se decidió la implantación de Microsoft Power BI para la explotación de la información almacenada en Dynamics 365 for Sales (CRM) y Dynamics NAV, ya que les permitía la explotación de los datos en tiempo real y, además, les posibilitaba un fácil acceso a los datos.

Y es que, Power BI supone una ventana abierta y de fácil acceso -”incluso por teléfono”, subraya Francisco Enseñat, director General Ejecutivo de ESERP- en la que tomar decisiones resulta sencillo, ya que las empresas tienen todos los datos a su alcance, con un solo clic.

Como señala Ignasi Esteban, responsable de informática en la institución, “las características más destacables de Power BI es que nos proporciona un acceso total a nuestros datos, cruzando la información generada en cualquiera de nuestras sedes y con diferentes orígenes, y nos permiten una visión rápida, sencilla y visual de los datos de la organización.”
 

Beneficios

Con la implantación de esta herramienta, ESERP ha conseguido tener una visión 360 grados y en tiempo real, tanto de las solicitudes de información como del control de estado de la matriculación con el consiguiente aumento de su productividad. Se ha prescindido, así, de herramientas como las hojas de cálculo de Excel, que no solamente ocasionaban pérdida de tiempo sino también incremento de costes.

“Valoramos la capacidad que tiene Power BI de identificar de una manera rápida y muy simple todos aquellos factores clave que puedan considerarse fundamentales para que ESERP pueda lograr con éxito un desarrollo en el futuro”, señala Francisco Enseñat.

Al final, una visión global de la información y la posibilidad de tomar decisiones más fácilmente y con mayor rapidez repercute en unos beneficios económicos considerables.

“Estamos muy satisfechos la elección que hemos hecho de Power BI no solo por la información que disponemos ahora, sino porque toda la organización ya está recibiendo dicha información. Todo el mundo está participando en desarrollar el potencial de la herramienta, lo cual es básico para el funcionamiento de la propia organización y para el desarrollo profesional de los colaboradores”, asegura Francisco Enseñat.

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